如何制定專案溝通計劃
請依照以下五個步驟為專案建立溝通計畫：
1. 準備聯絡表
專案聯絡表包含協作者角色和突出顯示專案階段擁有者的相關聯絡資訊。這意味著合作者可以找到滿足其需求的合適人選。您的專案聯絡表應包括：
協作者姓名和角色
電子郵件地址
每個角色的備份聯絡人
工作時間
專案開始和結束日期
請記住－有效的溝通管理始於清晰 手機號碼清單 的接觸點。這將幫助您避免在專案後期階段出現混亂。
2.應用虛擬溝通的五個W
列出整個專案中需要溝通的內容，例如會議更新和內容大綱，並確定您首選的溝通類型。對於您選擇的每種主要通訊類型，請使用 虛擬通訊的五個 W（誰、什麼、哪裡、何時、為什麼）。
問問自己：
每次溝通都需要誰參與？
需要分享哪些資訊？
溝通將在哪裡進行？
溝通應該在什麼時候進行？
為什麼需要溝通？
透過一致地應用這五個 W，您可以定義和組織您的專案計劃，以便每位參與人員保持一致並了解情況。
3.突顯溝通偏好
請務必強調需要了解的好事情，例如正式程度、人稱代名詞或團隊成員或合作者的任何特殊要求。滿足這些需求有助於創造一個更具包容性的環境，讓每個人都感到受到尊重。
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4. 分配角色和職責
指定所需的狀態更新類型、位置以及處理人員。首先確定專案中的所有關鍵任務和里程碑，然後將每項任務指派給特定的團隊成員。這使得更容易識別職責中的任何差距或重疊。
5.安排定期檢查
為任何預先規劃的電話、虛擬狀態會議和數位簽到製定活動時間表。定義通訊方法、日期/時間和通訊頻率。請務必指定這些更新的共用位置。例如：
在共享文件中
透過專案管理軟體
在團隊會議期間
您還可以建立包含關鍵溝通點的專案時間表，以便團隊中的每個人都知道何時提供更新。
溝通計劃範例
您的有效溝通計畫的獨特路線圖將根據您的客戶、團隊和專案範圍而有所不同。使用這些例子來啟發和指導你的下一個大綱。
專案更新協議
與客戶商定他們希望多久更新一次專案狀態。身為專案經理，請與客戶明確最喜歡的溝通方式。
專案更新將包括哪些內容（相關統計資料、里程碑和下一階段）？
此項目更新是否會透過電子郵件、Zoom 通話或 Wrike 任務提供？
溝通的頻率是多少？
解決這些細節，以實現更透明和專業的溝通。
客戶投訴解決
將通訊標記為“客戶投訴”，分配目標和時間表，然後新增審批者。解決了。
解決客戶投訴的溝通項目計劃可能如下所示：
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